¿Qué es SAP Business One? Esta es la primera pregunta que nos hacemos cuando escuchamos por primera vez “SAP Business One”, muchos conocemos a SAP como el fabricante alemán de software pero después pareciera volverse complicado identificar el producto específico y que tan aplicable es para mi empresa.
Voy a ser entonces muy concreto: SAP Business One es el ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales en español) de SAP, para empresas en crecimiento, empresas del segmento PyME o SMB (por sus siglas en ingles Small and Medium Business). Se caracteriza por estar diseñado bajo las prácticas de gestión de información de todo el mundo, lo que permite ser implementado en empresas de diferentes sectores e industrias de forma flexible.
Al implementar este ERP se logra integrar todas las áreas de negocio de una organización logrando una comunicación efectiva en un solo sistema, lo que permite una mejor toma de decisiones en tiempo real. Toda la empresa puede beneficiarse al acceder en tiempo real a información de todos los departamentos. Pondré un ejemplo de este tipo de integración: un vendedor puede evaluar en tiempo real las ventas históricas de un cliente para cierto grupo de productos o de uno en específico; puede consultar las ultimas condiciones comerciales o incluso verificar la disponibilidad antes de comprometerse con una entrega.
Ahora imagina estar en cualquier lugar del mundo y poder ejecutar autorizaciones, consultar inventario, revisar el estado de cuenta de un cliente o tener algún reporte personalizado en tu celular con unos cuantos tabs. Con SAP Business One puedes tener la información de tu empresa al alcance de tu mano, ya que cuenta con acceso móvil incluido en tu licenciamiento de usuario.
Te compartiré un tip: descarga la aplicación de SAP Business One para tu móvil aunque no tengas todavía SAP y prueba la demo, es tan sencilla de usar que será fácil imaginarte trabajando desde tu tableta o celular con la información de tu empresa. Te dejo la liga de Play Store y para IOS.
Finanzas
Integra en tiempo real tus operaciones financieras con otros procesos empresariales como las compras, ventas, producción o la entrega de servicios. Todas las entradas de mercancía o recibos de producción tendrán una valoración contable y se reflejarán de inmediato en la contabilidad. Al registrar una nueva factura a un cliente, su estado de cuenta se vera actualizado al momento, de la misma forma si se recibe un pago.
Genera los archivos electrónicos requeridos por la autoridad mexicana con unos pocos clics, imagina conocer el flujo de caja de manera ágil al tener toda la información actualizada al momento. Cuenta con informes financieros estándar o puedes desarrollarlos personalizados a partir de datos en tiempo real para realizar la planificación empresarial y la revisión de auditorías.
CRM
Conseguir nuevos clientes es una fase importante para lograr el éxito, pero maximizar las relaciones con sus clientes es igual de fundamental. SAP Business One pone a su disposición las herramientas necesarias para ayudarle a gestionar de forma eficaz el proceso integral de ventas y el ciclo de vida de los clientes: desde el contacto inicial hasta la venta final, sin olvidar el posterior servicio y soporte de ventas.
Ventas
Lleva un control preciso de todo el proceso comercial, emite cotizaciones, consulta su estado y da seguimiento hasta colocar el pedido en firme y monitorea hasta lograr la entrega a tus clientes y asegura que el cliente reciba de forma automática su factura electrónica. Este proceso a su vez, tendrá actualización en tiempo real de las salidas de inventario y estado de cuenta del cliente.
Compras
Todas las empresas en crecimiento necesitan un método sistemático de gestión de sus procesos de aprovisionamiento SAP Business One le ayuda a gestionar todo el ciclo, desde la solicitud de pedido hasta el pago, incluidos los recibos, las facturas, las devoluciones y los pagos anticipados. Las herramientas integradas de generación de informes le permiten comparar fácilmente proveedores y precios para negociar mejores acuerdos e identificar oportunidades para ahorrar costos.
MRP
Compra o produce solo lo necesario y pídelo cuando se vaya a necesitar, el MRP compara históricos de venta, proyecciones de venta, pedidos y acuerdos con clientes con el inventario actual, ordenes colocadas a producir o pedidos de proveedores. Utiliza tiempos de entrega pactados, máximos, mínimos y puntos de reorden de tus almacenes para ofrecerte sugerencias de compras o de producción.
Producción
Lleva un control de los componentes o materias primas de tus ordenes de trabajo, asigna costos de recursos como maquinas, equipos o personas, así como otros costos variables para asegurar que tu producto terminando esta correctamente costeado, con información esta información confiable podrás analizar mejor tus precios y ser más competitivo.
Inventarios
SAP Business One proporciona información detallada sobre envíos de entrada y salida, inventarios y ubicaciones de artículos. Podrá valorar su inventario mediante el cálculo de costes estándar, promedio y el método FIFO, entre otros; supervisar sus niveles de stock y hacer un seguimiento de las transferencias en tiempo real. Asimismo, será capaz de ejecutar en tiempo real actualizaciones de inventario y comprobaciones de disponibilidad, así como gestionar la determinación de precios especiales y estándar. También podrá aplicar descuentos por volumen, pronto pago o cliente, y crear informes que revelen su impacto.
Proyectos
Con el módulo de proyectos podrás desglosar las actividades, agruparlas por fases, estimar costos de personas o maquinarias, controlar la facturación, aprovisionamiento y monitorear la fecha de terminación de los proyectos hacia tus clientes o los internos.
Servicios
Entregar el mejor servicio postventa será sencillo si cuentas con la trazabilidad de los productos que vendiste, conocer cuando, a que clientes y que otros servicios se han realizado. Lleva contratos de garantía, control de costos de repuestos o servicios ejecutados postventa. Mide el tiempo de respuesta y la cantidad de solicitudes de servicio o el estado en el que se encuentran.
Analíticos
SAP Business One proporciona herramientas potentes de análisis y generación de informes. Incorpora una versión complementaria y totalmente integrada de SAP Crystal Reports® para SAP Business One, lo cual le permitirá recopilar datos de distintas fuentes y generar informes precisos y actualizados basados en datos de toda la empresa.
Para obtener un acceso incluso más rápido a la información, la versión de SAP HANA para SAP Business One pone a su disposición unos potentes análisis en tiempo real que facilitan la búsqueda de información de los usuarios en SAP Business One y crean informes estándar y detallados al momento con los KPIs o dashboards más relevantes para tu negocio.
Entre los más de 65,000 clientes de SAP Business One hay empresas de diversos giros e industrias, como comercializadoras, retail, manufactura, alimentos, químicos y de servicios, entre otros. Para giros muy especializados existen soluciones diseñadas a medida utilizando SAP Business One como plataforma para resolver escenarios de negocio muy específicos. Hay soluciones especiales para hospitales, producción avanzada, logística, ventas en línea: realmente es muy versátil. Además, se implementa en 28 idiomas y localizaciones para 50 diferentes países.
A continuación compartimos dos testimonios de empresas que ya utilizan SAP Business One y nos cuentan los beneficios que han obtenido después de su implementación.
Para COMPUCAD, empresa mexicana líder en el sector de TI, implementar SAP Business One ha significado entregar un mejor servicio a sus clientes al lograr tener toda la información de su negocio en una sola plataforma.
Para Grupo Víctor, la implementación de SAP Business One on Hana significó un cambio radical en su operación, y le ayudó a mejorar su rentabilidad a partir de una mejor trazabilidad de los costos de producción de sus máquinas
SAP Business One permite ser implementado en infraestructura física o de nube, y utiliza un esquema de compra de licencias flexible que permite ampliar sus funcionalidades conforme va creciendo la empresa.
Para implementarlo, lo mejor es que te acerques a un partner oficial de SAP que cuente con las certificaciones y experiencias necesarias para garantizar una implementación exitosa. El primer acercamiento consiste en realizar un levantamiento de información para conocer la complejidad y modelo de negocio de tu empresa, y de esa manera crear una estimación de los servicios de implementación, así como del licenciamiento requerido.
Una implementación estándar puede estar entre las 8 y 12 de semanas, ¡por lo que dependiendo del tamaño de tu negocio y su complejidad empezarás a usar tu SAP Business One muy pronto!
En Tesselar tenemos más de 15 años de experiencia implementando SAP Business One, con más de 300 clientes que encontraron en nuestra compañía un socio estratégico que los acompañe en su proceso de transformación digital.
Somos SAP Partner Gold, lo que nos permite ofrecer todas las soluciones de SAP, y hemos sido reconocidos en varias ocasiones por SAP y nuestros clientes como el partner N°1 en México para implementaciones de SAP Business One on HANA.
Si quieres conocer más acerca de SAP Business One y cómo implementarlo en tu empresa, contáctanos a través del enlace debajo.